Dokumentų archyvavimas – turbūt tik pedantiškų vadovų mėgstamas užsiėmimas. Vis dėlto, bet kokioje įmonėje dokumentų kasdien vis daugėja, ir ne visada spėjama juos visus sudėlioti taip, kad reikalui esant būtų galima surasti tai, ko reikia. Labai svarbu ne tik tvarkingai vesti buhalterinę apskaitą, bet ir dokumentus rūšiuoti taip, kad netektų pasimesti tarp jų gausybės. Dokumentų tikrai begalė: jų apstu ir popieriniu, ir skaitmeniniu formatu, taigi, kartais tikrai sunku rasti tai, ko reikia. Dažnam vadovui kyla klausimas: kaip archyvuoti dokumentus, kad visada galima būtų rasti tai, ko reikia? Pavyzdžiui, jei atvyksta mokesčių inspekcija patikrinti dokumentų, svarbu pasirūpinti, kad nereikėtų ieškoti reikiamų dokumentų tarp didelės šūsnies lapų ir skaitmeninių dokumentų. Taip,dokumentų archyvavimas tikrai nėra lengva užduotis, ir ne kiekvienas vadovas gali tai spėti padaryti – juk kasdien ir taip užplūsta daugybė reikalų. Darbuotojai taip pat pernelyg užsiėmę, kad galėtų tai daryti, taip pat ne kiekvienam galima tai patikėti – jau vien dėl to, kad tikrai ne visi „gaudosi“ šioje srityje. Taigi, ši užduotis lieka vadovui arba buhalteriui, tačiau kartais samdomas buhalteris dirba iš namų, taigi, to padaryti negali… Ar yra dar viena išeitis? Taip, išeitis visada yra. Šiuo atveju galima pasinaudoti įmonių paslaugomis, kurių sritis – dokumentų archyvavimas ir kitos paslaugos.
Kaip tai daroma? Pirmiausia, visi dokumentai tampa tokio pat formato – jie visi atspausdinami. Kodėl? Paprasčiausiai ne visus dokumentus galime laikyti skaitmenine forma. Kompiuteriai kartais genda, ne visada pavyksta išsaugoti reikiamus duomenis, taigi, atspausdintus dokumentus laikyti kur kas saugiau. Be to, ne visus dokumentus galima laikyti tik skaitmeniniu formatu – kadangi daugybė dokumentų yra pasirašyti, juos reikėtų turėti popierinius. Jau vien dėl to, kad skaitmeninio formato dokumentai būna tiesiog nuskanuoti, taigi, tai nėra originalūs dokumentai. Tuo tarpu spauda yra kas kita – visus dokumentus galime saugoti popieriniu formatu, visi dokumentai bus originalūs. Įmonės, teikiančios dokumentų archyvavimo paslaugas, pasirūpina, kad visi dokumentai būtų sistemingai surūšiuoti – kiekvienas dokumentas turėtų savo kategoriją, o jo segtuvas būtų pažymėtas tam tikru ženklu – taip bus daug paprasčiau archyvuoti dokumentus ateityje.
Dažnai tiesiog kyla elementarus klausimas: nuo ko pradėti? Dokumentų yra tiek daug, kad nebeaišku, ko pirmiausia imtis. Taigi, šiuo atveju jums pagelbės specialistai, ir jums nebereikės nerimauti, kad jūsų dokumentai rūšiuojami nesistemingai, ir nereikės sukti galvos, kur rasti reikiamą dokumentą.